深圳市人工智能行业协会印章管理制度

为加强深圳市人工智能行业协会(以下简称协会)的印章管理,规范协会印章的刻制、发放、保管、使用,以及停用和作废,特制定本制度。

本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与协会权利义务有关的文件上,需以协会或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第一条、为保证协会印章的合法性、严肃性和安全性,防范风险,有效地维护协会利益,制定本管理制度。

第二条、本制度所称印章包括协会公章、财务专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。

第三条、本管理制度适用于协会公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、银行业务、投资、担保、债权债务划分、员工调动、任免、对外签署的合同、协议及其他使用印章的文本等。

第四条、印章的使用:

使用印章实行登记制度。登记表由办公室存档,以便备查。

一、日常事务性办公需要公章,如联系业务介绍信、各种证照年检等,须经办公室审核,由办公室签批。

二、各类合同、协议等重要文件,需要公章或法人章,须经办公室审核,由办公室签批。

三、各级政府和相关部门行文需要协会公章,须经办公室审核,办公室签发。

四、各类合同、协议等文件及对政府、相关部门行文加盖印章后的原件或复印件交办公室登记留存,以备查阅。

五、禁止在空白介绍信、信笺、空白表格等材料上加盖印章。 违反本制度规定,造成后果将由直接负责人负责,后果严重的,追究直接责任人经济责任或法律责任。

第五条、印章的管理

一、协会的所有印章由办公室统一刻制,印章的形体和规格,按 国家有关规定执行。新章启用前由办公室负责登记、留样,并确定印章保管及使用责任人(以下简称为印章管理员)。

二、凡因工作需要配置印章或更换印章需向办公室写出书面申请,经办公室批准后配置或更换印章。

三、办公室向印章管理员移交印章时,在启用通知上签字确认。

四、协会部门撤销或重组,原部门有关印章交回办公室,由办公室负责销毁。协会决定停用印章的,由办公室收回停用的印章切角封存或销毁。

五、严禁印章管理员将印章转借他人。

六、印章丢失时,印章管理员及时向办公室书面报告,办公室应及时采取相关补救措施,并对责任人进行处罚。

七、任何部门或个人不得擅自刻制印章,因私自刻制印章给协会造成的经济损失由当事人承担全额赔偿责任。

第六条、印章管理员的职责

一、用印申请人需填写“印章使用登记表”。

二、印章管理员每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进保险柜内,妥善保管,不得将印章存放在办公桌内。

三、印章管理员因事、病、调休等原因不在岗位时,应指定他人 代管印章,并向代管人员交接工作,交代用印时的注意事项。

四、印章管理员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的,印章管理员有权拒绝。

五、印章管理员不得在空白文本上加盖印章,因不按规定办理导致协会遭受经济损失的,由其承担全部赔偿责任。

六、印章管理员离职时,其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分,须填写《印章管理人员离职交接表》办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。

七、原则上禁止携带公章外出。如确需带出使用时,须经办公室批准方可带出,使用后及时交回。

第七条 附 则

一、 本办法由协会秘书处负责解释。

二、 本办法自发布之日起执行。

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