第一章 总则
第一条 为了健全和加强深圳市人工智能行业协会（以下简称为协会）的管理，实现档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，达到档案集中统一管理，特制订本制度。
第二条 协会档案工作的管理实行文体合一、纸质和电子文件合一的管理，对全部档案进行统一管理。
第三条 协会档案管理工作由协会秘书处全权负责。
第二章 档案工作的基本任务
第四条 负责档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、提供利用、统计、编研、移交、销毁和安全。
第三章 归档内容
第五条 为了完整、系统地保存协会的录音、照片等各种载体档案，凡是属于深圳市人工智能行业协会活动、具有考查利用价值的，均属归档范围。
1、上级单位召开的会议的主要文件材料；凡上级单位颁发的属于本协会主要业务并要执行的文件以及普发的、非本协会主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
2、上级领导视察、检查本协会工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
3、本协会召开的会员大会、理事会会议等全套文件以及录音、照片等材料；
4、本协会召开的业务会议材料；
5、本协会颁发的各种文件材料的签发稿、印制稿及重要的修改稿；
6、本协会内部活动形成的总结、报告等重要材料；
7、本协会领导公务活动中形成的重要信件、电报、传真、电话记录，从外地带回的与本协会业务有关的文件材料；
8、本协会成立、合并、撤销、更名、启用印章、人员编制等文件材料；
9、本单位制定的工作条例、章程、制度等材料；
10、本协会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等；
11、本协会财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
12、以协会名义通过新闻媒体、报刊杂志对外发表的文章、消息及上网材料的清样、底稿等；
13、其他应归档的文件材料。
第四章 档案管理和利用
第九条 协会档案原则上仅供协会工作人员查看。需要查阅档案时，须经协会秘书处、办公室批准，并办理查阅手续。
第十条 被查阅的档案必须保持整洁，严禁涂改、翻印、抄录 、转借和遗失，如确属工作需要摘录和复印，经秘书处、办公室同意后方可摘录和复印。
第十一条 在查阅档案过程中，如有任何损失，将按情节轻重程度追究当事人责任。
第十二条 对于因历史原因遗失的材料，原则上不再要求补齐。
第十三条 保存档案必须安全，装具要有防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能，保持清洁，做到经常检查，发现问题及时解决。
第十四条 对已超过保管期限需要销毁的档案，必须在案卷目录上予以注销。
第六章 附 则
第十五条 本制度解释权、修改权归协会秘书处。
第十六条 本制度自公布之日起生效。
