深圳市人工智能行业协会档案管理制度

第一章  总则

第一条 为了健全和加强深圳市人工智能行业协会(以下简称为协会)的管理,实现档案收集、整理、保管,逐步走入标准化、规范化,达到档案集中统一管理,特制订本制度。

第二条 协会档案工作的管理实行文体合一、纸质和电子文件合一的管理,对全部档案进行统一管理。

第三条 协会档案管理工作由协会秘书处全权负责。

第二章 档案工作的基本任务

第四条 负责档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、提供利用、统计、编研、移交、销毁和安全。

第三章 归档内容

第五条 为了完整、系统地保存协会的录音、照片等各种载体档案,凡是属于深圳市人工智能行业协会活动、具有考查利用价值的,均属归档范围。

1、上级单位召开的会议的主要文件材料;凡上级单位颁发的属于本协会主要业务并要执行的文件以及普发的、非本协会主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;

2、上级领导视察、检查本协会工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

3、本协会召开的会员大会、理事会会议等全套文件以及录音、照片等材料;

4、本协会召开的业务会议材料;

5、本协会颁发的各种文件材料的签发稿、印制稿及重要的修改稿;

6、本协会内部活动形成的总结、报告等重要材料;

7、本协会领导公务活动中形成的重要信件、电报、传真、电话记录,从外地带回的与本协会业务有关的文件材料;

8、本协会成立、合并、撤销、更名、启用印章、人员编制等文件材料;

9、本单位制定的工作条例、章程、制度等材料;

10、本协会重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等;

11、本协会财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

12、以协会名义通过新闻媒体、报刊杂志对外发表的文章、消息及上网材料的清样、底稿等;

13、其他应归档的文件材料。

第四章  档案管理和利用

第九条 协会档案原则上仅供协会工作人员查看。需要查阅档案时,须经协会秘书处、办公室批准,并办理查阅手续。

第十条 被查阅的档案必须保持整洁,严禁涂改、翻印、抄录 、转借和遗失,如确属工作需要摘录和复印,经秘书处、办公室同意后方可摘录和复印。

第十一条 在查阅档案过程中,如有任何损失,将按情节轻重程度追究当事人责任。

第十二条 对于因历史原因遗失的材料,原则上不再要求补齐。

第十三条 保存档案必须安全,装具要有防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能,保持清洁,做到经常检查,发现问题及时解决。

第十四条 对已超过保管期限需要销毁的档案,必须在案卷目录上予以注销。

第六章  附  则

第十五条 本制度解释权、修改权归协会秘书处。

第十六条 本制度自公布之日起生效。

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